Cadre de collaboration

Conditions générales

Cette page présente le cadre général applicable aux prestations proposées par Calvea Rune, agence événementielle française premium, auprès des entreprises et des particuliers. Elle se lit avec le devis, la proposition commerciale ou tout document spécifique communiqué pour votre projet.

Chaque événement étant conçu sur mesure, les éléments propres à votre collaboration sont précisés dans les documents acceptés pour l’événement concerné.

Lecture guidée

Accéder aux points essentiels

Vous pouvez lire l’ensemble de ce document ou accéder directement à la rubrique utile à l’avancement de votre projet événementiel sur mesure.

Les animations casino décrites ci-dessous sont des animations fictives, sans argent réel, sans jeu d’argent ni pari.

Chapitre 01

Prestations, devis et commande

Projet sur mesure

Une proposition adaptée au projet

Calvea Rune élabore ses prestations à partir du besoin exprimé, du format envisagé, du lieu, des attentes créatives et des contraintes partagées par le client. L’agence accompagne les entreprises et les particuliers pour des soirées corporate, galas, séminaires, team building, lancements de produits, anniversaires ou soirées thématiques. Selon le projet, son intervention peut couvrir la conception, l’organisation d’événement entreprise, la scénographie, la décoration, l’animation et la coordination. Le contenu n’est pas standardisé : il se construit avec les éléments recueillis pendant les échanges préparatoires.

Document de référence

Le devis comme périmètre de référence

Le devis ou la proposition acceptée décrit les prestations retenues pour l’événement, les éventuelles options, les modalités particulières et les éléments nécessaires à sa réalisation. Seuls les éléments clairement inclus dans ces documents font partie de la prestation convenue. Avant validation, le client est invité à signaler toute question, réserve ou incohérence afin que le projet soit cadré avec précision. Cette clarification permet de partager une même compréhension du résultat attendu, des choix retenus et du rôle de chacun.

Mise en préparation

Acceptation et démarrage de la préparation

La préparation opérationnelle est engagée après accord sur le périmètre du projet et selon les modalités indiquées dans les documents propres à l’événement. Les confirmations, choix et informations demandés au client participent au bon déroulement de cette préparation et à la qualité des recommandations formulées par l’agence.

Lorsque certains éléments restent à préciser, leur traitement est examiné avec le client avant d’être intégré au cadre retenu pour le projet.

Chapitre 02

Préparation, coopération et déroulement

Informations utiles au projet

Le client transmet les informations nécessaires à la bonne conception et à la bonne organisation de l’événement : objectifs, contraintes de lieu, jauge, calendrier, accès, règles internes, besoins particuliers et interlocuteurs de décision, notamment. Des informations exactes et communiquées en temps utile facilitent les recommandations de Calvea Rune, la préparation des choix créatifs et la coordination des moyens nécessaires. Cette coopération permet d’ajuster le projet à son contexte réel, qu’il concerne une entreprise, un événement privé ou une rencontre thématique.

Validation des choix et ajustements

Les choix créatifs, techniques et logistiques se construisent au fil du projet. Toute demande nouvelle ou tout changement de périmètre doit être porté à la connaissance de l’agence afin d’être examiné avant son intégration. Une évolution de la scénographie, de la décoration, de l’animation ou de la coordination peut influencer les moyens à mobiliser, l’organisation, les disponibilités ou le budget présenté dans les documents du projet. L’objectif est de préserver une organisation cohérente, faisable et transparente pour les parties.

Coordination le jour de l’événement

Une coordination se construit sur un cadre partagé.

La coordination correspond à la présence et à l’orchestration prévues au périmètre retenu, en lien avec les acteurs mobilisés pour le projet. Elle se distingue des obligations propres à un lieu, à un fournisseur ou à une autorité compétente. Une organisation fluide repose également sur le respect des consignes, accès et horaires communiqués pour l’événement par les personnes concernées.

Chapitre 03

Prix, règlement, modifications et annulation

Éléments financiers du projet

Les éléments financiers applicables à l’événement concerné figurent dans le devis ou les documents acceptés pour ce projet. Un événement sur mesure peut mobiliser, selon le périmètre retenu, des prestations de conception, scénographie, décoration, animation, coordination ou l’intervention de fournisseurs. Les documents du projet permettent ainsi de relier les moyens envisagés à la proposition présentée, sans dissocier le budget du contenu effectivement défini avec le client.

Évolution de la demande

Une modification de format, de date, de lieu, de contenu, de participants ou de besoins doit être portée à la connaissance de l’agence afin d’en évaluer les conséquences. Selon sa nature, l’ajustement peut nécessiter une mise à jour de la proposition ou du périmètre retenu. Cette démarche vise à conserver une organisation cohérente et à rendre lisibles les moyens nécessaires à un événement corporate, privé ou thématique.

Annulation, report et circonstances exceptionnelles

Les conditions applicables à un report ou à une annulation sont appréciées au regard des documents du projet, de l’avancement des engagements et des contraintes des intervenants concernés. Certaines situations peuvent également relever de circonstances exceptionnelles qui appellent un examen adapté à leur contexte.

Un échange rapide avec Calvea Rune permet d’étudier les solutions possibles selon la situation, les choix déjà validés et les engagements pris auprès des acteurs mobilisés pour l’événement.

Chapitre 04

Responsabilités, lieux et prestataires

Rôle de l’agence

Calvea Rune intervient comme interlocuteur de conception et d’organisation dans les limites de la mission définie pour le projet. Le niveau d’intervention dépend des prestations retenues : concept, scénographie, décoration, animation ou coordination. L’agence organise et accompagne les éléments relevant de ce périmètre, sans présenter comme acquise une maîtrise absolue de tous les facteurs extérieurs qui peuvent entourer un événement.

Intervenants et contraintes externes

Certains services, équipements, autorisations, conditions d’accès ou règles d’exploitation relèvent de tiers, notamment des lieux ou prestataires concernés. Lorsque cela entre dans le périmètre retenu, Calvea Rune peut coordonner les échanges utiles avec ces intervenants. Les conditions propres à ces acteurs, ainsi que les règles applicables au lieu choisi, peuvent toutefois devoir être respectées par les parties concernées afin que l’événement puisse se dérouler dans un cadre adapté.

Chapitre 05

Animation casino, confidentialité et données

Information importante

Une animation scénarisée, sans argent réel

L’animation casino proposée dans le cadre d’une soirée casino entreprise ou d’une soirée thématique est une mise en scène événementielle fictive. Elle est conçue sans argent réel, sans jeu d’argent et sans pari. Son intention est d’imaginer une ambiance de table de jeu élégante, théâtrale et conviviale, intégrée à un événement sur mesure. Elle ne constitue pas une activité de jeu commerciale et reste pensée comme une animation de décor, de rythme et de partage entre invités.

Confidentialité des échanges de projet

Les informations transmises dans le cadre d’une demande de devis ou de la préparation d’un événement sont utilisées pour étudier, organiser et suivre le projet concerné. Les modalités détaillées relatives aux données personnelles sont présentées dans la politique de confidentialité disponible sur le site.

Consulter la politique de confidentialité

Discrétion et contenus de l’événement

Calvea Rune applique un principe de discrétion professionnelle autour des informations de projet. Les usages particuliers de contenus, visuels ou communications sont examinés selon ce qui aura été convenu pour l’événement.

La validation en amont des attentes de communication aide à préserver le cadre souhaité par les personnes et organisations concernées.

Chapitre 06

Réclamations, droit applicable et prochain échange

Échange préalable et réclamation

En cas de question relative à une prestation, à un devis ou au déroulement d’un projet, le client est invité à privilégier un échange direct avec Calvea Rune afin de rechercher une clarification adaptée à la situation. Le canal de contact disponible sur le site peut être utilisé pour initier cet échange et partager les éléments utiles à la compréhension du projet.

Droit applicable et documents associés

Ces conditions sont interprétées avec les documents particuliers acceptés pour le projet concerné. Les informations légales disponibles sur le site complètent ce cadre de lecture général, sans remplacer les éléments spécifiques convenus pour un événement sur mesure.

Consulter les mentions légales